Índice Electrónico Automático para el Expediente Judicial Digital
Publicado: Mié May 22, 2024 4:32 pm
Instrucciones y sugerencias:
Acceso al archivo: https://juanestebanzapata.net/IndiceAut ... tilla.xltm
“Mucha gente pequeña, en lugares pequeños, haciendo cosas pequeñas, puede cambiar el mundo” (Eduardo Galeano).
1. Reducir en lo posible los niveles de subcarpetas. En el expediente digital ubique exclusiva o principalmente archivos formato PDF o estándar según protocolo.
2. Verifique la procedencia del archivo que reciba y habilite las macros. Aquí algunas referencias:
https://www.excel-avanzado.com/17582/...
https://nexel.com.mx/macros/habilitar...
3. El índice automático se difundirá en formato “Plantilla habilitada para macros de Microsoft Excel (.xltm)”, a partir de la cual se crearán las nuevas copias en formato habitual “Hoja de cálculo habilitada para macros de Microsoft Excel (.xlsm)” cada una de las cuales se nombrará y ubicará en la respectiva carpeta o subcarpeta siguiendo las instrucciones de los cuadros de diálogo del archivo.
No copie la plantilla en cada carpeta o subcarpeta. Aloje la plantilla en una ruta o ubicación genérica (ej. escritorio) y desde allí ejecutar para generar el nuevo índice en cada carpeta o subcarpeta.
4. Alimente el índice siguiendo las orientaciones del video instructivo. Ubique primero la carpeta del expediente (radicado 23 dígitos) y una vez cargada, si fuera necesario, proceda nuevamente a cargar la subcarpeta de su interés. Asegurar que el nombre de la carpeta principal sea solo el radicado único nacional; en caso de tener complementos en el nombre de la carpeta, suprímalos mientras se cumple la carga.
5. Diligencie manualmente los pocos datos básicos que no se cargan automáticamente: partes y recuadro de expediente físico.
6. La columna OBSERVACIONES está destinada a alimentarse manualmente y la celda se ajustará al texto extenso. En caso de copiar desde otro archivo un texto y pegar en esa clase de celda, procure utilizar las opciones de pegado “solo texto”, “hacer coincidir con formato de destino” y “pegar valores”, entre otros similares que no afecten el formato de esta sección de la tabla.
7. Para actualizar el índice basta dar la orden de generar y ubicar la respectiva carpeta o subcarpeta; se enlistará nuevamente todo el contenido. Si hay alteraciones en el orden de los archivos cargados inicialmente, debe validar la ubicación de las observaciones que haya registrado, las cuales no se borran con la recarga.
Presentación de la primera versión pública de la herramienta para automatizar el índice electrónico de los expedientes judiciales digitales y superar la "hiper-manualidad" de su diligenciamiento. “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente” (CSJ, Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020 y CircularPCSJC21-6).
Inquietudes y comentarios:
IndiceAutomaticoExpDigRJ@gmail.com